HR制订《员工手册》常见漏洞!各个坑爹到家!

发布人: 发布时间:2022-09-20 16:13:19
《员工手册》是企业重要管理规章制度之一,是企业文化与企业战略的浓缩,是企业内部的“法律法规”,同时还起到了展示企业形象、传播企业文化的重要作用,因此,《员工手册》的合规性就显得尤为重要,企业在制定和修订《员工手册》时,一定要注意依法合规。

 

怎么制定合法合规的员工手册?

 

一、《员工手册》内容要合理合法。具体注意事项如下:

1.内容必须符合法律的规定;

2.语言要严谨不能出现矛盾;

3.不能出现遗漏核心条款现象(劳动报酬、工作时间、休息休假、保险福利、劳动纪律、合同解除条件等);

4.涉及重大损害、严重违反、严重影响等情形需量化、具体化; 

5.解除合同条款务必详细具体,忌抽象、概括;

6.内容公平合理,不能处罚过度。

 

二、必须通过民主程序制订《员工手册》,《员工手册》制订程序参考如下:

 

1.提出议案

 

人力资源部提出《员工手册》制订的议案;

 

2.立项和起草

 

确定制订的部门或人员、时间要求等事项,确保员工手册各项制度的内容合法性、完善性和可操作性;

 

3.征求意见

 

准备制订的《员工手册》草案,将草案的电子版发至全体员工的电子邮箱,在邮件正文中写明限定员工一周内提出具体意见或者建议。(留存该电子邮件)

 

4.召开会议、民主讨论

 

征求意见后,应当经职工代表大会或者全体职工讨论(留影保存),制作会议纪要,并由全体参会人员签字确认(留存民主讨论会议纪要)。再通过与工会或者职工代表平等协商确定与工会或者职工代表平等协商确定,制作会议纪要,并由全体参会人员签字确认(留存协商确定会议纪要)。

 

5.形成定稿

 

根据员工反聩意见和讨论会议的结果制作《员工手册》的定稿。

 

三、必须进行公告公示

 

以下几种公示的方式签字签收是最直接的。如果单位有更高的要求,需要员工领会到《员工手册》精髓和内容,那么就可以选择培训和考试的方式。

 

1.将《员工手册》定稿在公司宣传栏或显眼位置公示一周。(留影保存)

2.将《员工手册》定稿的电子版发至全体员工的电子邮箱(PDF版),并要求员工回复确认。(留存该电子邮件)

3.将《员工手册》定稿的纸质版下发到各职能部门,并要求职能部门领导监督该部门全体员工在签收单上签字确认。(留存该签收单)

4.开展《员工手册》学习培训和考试。需要员工在培训单上和试卷上签字(保存)

 

 

员工手册常见漏洞

 

一、只有员工责任,没有主管责任

 

对于一些高频的业务场景,从入职、试用期管理、调岗调薪、休假管理、劳动合同解除终止等,员工手册不仅要规定员工应该怎么做,而且还要分配管理者应尽的“责任”,并且对管理者的失职行为规定惩戒措施。

 

二、抄袭法律条文,缺失必备条款

 

众所周知,劳动合同有必备条款,诸如劳动合同类型期限、劳动报酬、工作地点等都属于必备条款范畴。其实员工手册也应该有特定的必备条款,而不是简单的照抄法律条款。对于已有的法律条款,无论企业是否制定规章制度明确,均有义务遵循。

图源:@包图网

 

三、只有HR主导,没有业务部门参与

 

员工手册涉及企业的核心价值观、最高频人力资源场景的游戏规则,通常企业不仅应当在法律上履行民主程序,更重要的是要能让业务部门参与进来,提高各级管理者的自主参与,特别是对于常见违纪条款的确定,宜根据具体业务场景提炼常见不当行为以提高规章制度的匹配度。

 

如果员工手册完全依赖于HR部门、法务部门或外部律师制定,则容易导致水土不服的情况。

 

四、徒有实体规范,没有程序规则

 

无论是员工享受权利,还是用人单位履行用工自主权,均需要同时匹配实体规范和程序规范,如用人单位不仅要规定哪些行为不被提倡,同时要规定发生行为的处理后果,不仅要规定哪些行为可能导致何种程度的处罚,同时要兼顾调查程序、处罚程序、申诉程序的设置。

 

五、只有制定过程,没有制定痕迹

 

根据相关法律规定,员工手册由于大部分内容涉及员工切身利益,需要履行法定的民主程序和告知程序。

 

有些用人单位在制定手册之处确实履行了与员工协商、听取意见等程序,但是相关的工作过程并无证据固定,如通过邮件群发征求意见,涉案邮件未办理公证手续,嗣后也不能当庭演示,导致争议发生时无法充分举证已履行法定程序。

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