通常来说,员工手册大体包括几个模块:前言(说明员工手册目的和效力)、欢迎辞、公司概况(公司介绍、企业文化价值观、组织架构等)、各重要制度(人事、行政、财务、行为准则方面的)、附则。
但就是这一个小小的册子,却让有些公司栽了一个大跟头!
2015年2月1日,某公司与一名员工签订劳动合同,聘用该员工为其南京分公司的总监,期限2015年2月1日-2016年1月31日。
在工作过程中,该员工未经集团公司允许,将客户账款转入个人账户,同时未经财务授权,直接将款项转给供货商。
2015年11月17日,公司向该员工发出处罚通知,以严重违反集团公司财务规章制度开除纪某。
该员工不服,认为公司的规章制度并未对有关业务款项的作出明确规定,尤其是缺乏相关禁止性的规定,向劳动争议仲裁委员会申请仲裁。
2016年7月7日,仲裁委作出裁决:公司支付该员工违法解除劳动合同赔偿金,公司不服该裁决,诉至法院。
一审法院判决公司支付支付该员工违法解除劳动合同赔偿金共计30万,二审维持一审判决。
本来是有理的一方,却因为员工手册及规章制度的不规范,导致问题员工反告企业违法解除合同,白白罚了钱!
员工手册如此重要,但很多HR却不知怎么规范编写、运用,以至于出现上文案例中的情况。
所以,在制定、编写员工手册时,我们一定要注意以下这些方面:
01制定员工手册的雷区有哪些
我们HR小伙伴们,在制定手册时,一定要注意这些雷区:
第一、引用法律条文时存在的问题点
员工手册是企业的小法,但这个小法的制定一定要遵从于国家大法,比如《劳动法》《劳动争议调解仲裁法》《社会保险法》《工会法》等国家制定的法律。
因此,引用国家法律条文时:
① 不宜在法律条文中进行增加或删减。
如:《劳动合同法》第三十九条第四款下属共六条法律条款,在引用时,我们应将所有条款进行引用。
若我们改成了:“劳动者有下列情形之一的,用人单位可以解除劳动合同:(四)劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系,对完成本单位的工作任务造成严重影响,或者经用人单位提出,拒不改正的”,就造成了内容的缺失,如果关键条文再没有就会导致内容不合法。
② 引用法律条文时不能画蛇添足。
如:劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系,包含兼职(前面包含兼职内涵),对完成本单位的工作任务造成严重影响,或者经用人单位提出,拒不改正的。
③ 引用法律条文时不能断章取义。
如:只引用“劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系的”,实际上我们并不一定能够辞退员工。但如果再加上“对完成本单位的工作任务造成严重影响,或者经用人单位提出,拒不改正的”,与对应条文相符。如果员工违反这点,被辞退也就成为合法的依据。
实际上在引用劳动合同法第39、40、41、42条的条文时,基本没有我们企业可以发挥的空间。
第二、制定员工手册时存在用词不当
我们部分HR在制定员工手册各项条款时,用词用句较为冗长,且用语较为口语化,实际操作中我们用词用句应尽量简明扼要、规范标准。如动词使用标准举例如下:
第三、定性模糊不具有可操作性 员工手册中出现的“故意、过失、情节轻微/较重/严重”等等定性的词语,在实务中属于自由裁量的范畴,其实也就是形容词范畴,只有定性而没有定量。
不具有明确的可界定的标准,容易引发争议和纠纷。这种情况我们要制定界定标准,直接对其进行量化。如,造成公司经济损失达到多少万元属严重行为等,甚至可直接举例说明。
按此操作,我们发生争议和纠纷的过程时才可以针对性地解决问题。
02制定员工手册应注意的原则
除去以上需要注意的雷区,在制定员工手册时,我们也需要注意以下原则:
第一、合法
务必要做到合法,员工手册“白纸黑字”呈现权利义务,如果不具有合法性,不仅增加发生劳动争议纠纷的几率,也容易在仲裁或诉讼中败诉。
如员工手册上明确写道:公司按最低工资标准给员工缴纳社保”。此种情况属实,则无疑给公司埋了一个雷,员工一告一个准。
第二、合理
在行使企业用工自主权与保护劳动者合法权益之间,HR在制定员工手册时要找准平衡点。也就是我们在进行企业个性化管理时,一定要符合人情,要关注人情。其实,如果做HR久了,我们就会发现自己很有权衡,很有平衡的能力。
第三、可执行
员工手册作为劳动者在劳动过程中的行为规范指南,需具有可执行性,也就是可落地的,可实施的。
如违反公司管理制度,情节严重的,将予以解聘。什么叫情节严重?如何去衡量?相关的一些具体内容是什么?假如我们对“情节严重的”这个词进行量化,也有相关性的补充举例说明,这样我们就可执行、可落地。
第四、权责对等
员工手册不应仅仅是规范员工的行为,还需要有与义务对等的权利,说的更实在点,就是有奖有罚。
比如,员工的行为不仅是符合公司的要求的,而且超出公司的预期,为公司带来更多的利益,则应与奖励;如果员工违反了公司的规章制度,给公司造成了损失,则对应的需要给予一定的惩罚。
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