前几天，听一个教Excel的老师说了一个故事：他朋友A在某公司做数据方面的工作，每天都主动加班，十小时盯着表格核对数据，他无意中看到之后，几乎不忍心告诉A，只需要一个公式，就能把他需要核对一个多月的数据在几秒钟搞定。

　　职场里最重要的，就是你的时间，它是现代人的处女地，需要精耕细作。如何通过时间之门把手里的锄头升级为大型农机，让你的职场效率提升几倍?之前已经向大家分享过两期了，还没看过的小伙伴戳这里!工资翻倍和比别人早下班的秘诀都在这里了!
 

　　如何提高工作效率?

　　不知道大家是不是这样，每天的工作效率总是不高，预想的工作计划只能完成60%-80%，未完成的工作任务一天天越积越多，最后完全失去动力。但有的同事总能高效出色的完成任务，每天看起来总是精神饱满，格外受到老板的赏识。

　　每个人的上班时间都是相同的，那么问题到底出在哪里呢?

　　我们不妨来拆解一下工作流程：


　　
　　其实，高效工作的秘诀就在于建立一套适合我们自己的工作方法论。而我们和高效人群的差距其实从接受完任务的那一刻就开始了。今天，我将用10个工具，帮大家全面增加单位时效。

 

　　管理你的电脑

 

　　在和很多后台的小伙伴聊天的过程中，我发现杂乱的文件、冗杂的资料、混乱的桌面以及永远记不住的密码，是大家都很头疼的问题，而我将这类问题定义为「不会管理」。

　　管理一定是高效的第一步，大部分人平时管理文件方法就是建文件夹，最后文件夹越建越多，文件早就不知道存到了哪里，而且有些文件因为分类重叠，同时放在多个文件夹中，最后查找起来苦不堪言。

 

　　01标签化管理-tagspaces

　　我一直认为管理文件最好的办法就是打标签，Mac中舍弃了文件夹而自带了标签设置，但Windows中一直没有相同的工具，直到我发现了「tagspaces」。

　　打开「tagspaces」，连接新的位置，找到相应的文件，整个文件夹中的内容就可以直接打开：


 

　　以我平时收集的PPT图片为例，我存放在D盘，点开「连接新的位置」连接到D盘「图片」文件夹：


 

　　这样，文件夹中的图片就全部都可以在「tagspaces」中打开，重点是可以直接添加标签，如果有交叉分类也可以同时添加两个标签。选中图片后将会在右侧预览，十分高效。

　　当然，除了图片之外，所有的文件(合同/课件/项目书......)都可以用标签的形式分类管理。而且当第一次添加完连接后，以后查找文件就不需要打开D/E，直接打开「tagspaces」就可以根据标签查找了。
 

　　02解放你的桌面-mydesk

　　不用猜，很多人的桌面肯定都是这样的：


 

　　软件，文档，PPT，图片，文件夹什么都有，试问这样的桌面怎么高效的起来?当你找到ps准备开始作图时，可能别人都已经做一半了，你说你为什么比别人慢!


 

　　当鼠标放到屏幕底部，即刻显示出工具栏，左侧是文件集，右侧是常用工具，1秒钟找到想要的的工具，这效率还不翻倍?

 

　　03好记性不如烂笔头-password

　　工作后，我们注册的账户越来越多，而且除了自己的账号外，还有很多公司的账号需要记住。记在别的地方怕不安全，而且有些账号一个月也登不了几次，但忘记了找起来就相当麻烦了。

　　而这些问题，一个小插件就可以完全搞定，lastpass 会自动记住你所有的登录密码，下次登录时会自动填充，可算解决了我记性不好的问题。


 

　　当然，除了网页账户密码，其他个人密码也可以手动输入，最后只要记住一个lastpass的总密码，打开后就能直接查看。


 

　　关于安全性：Lastpass的密码采用256位AES加密算法对本地和网站上的密码数据库进行加密，并在数据传输时使用SSL加密连接等措施确保数据安全。也就是说在本地利用单向的hash加密后才传输到云端，即使在云端获取了数据，也是经过加密的。云端的数据，传输到本地后，经过解密才得到密码明文数据。

　　前面这三个工具是帮助大家整理好自己的信息。首次整理的确会花费大家一些时间，但从长远看，10分钟整理一辈子高效岂不快哉。而且千万别小看了整理的工作，这是实现高效办公最基础也是最重要的一步。

 

　　提高你的效率

　　下面这几个小工具可以帮助各位在一些特定任务中效率翻倍

　　01Word替代品--有道云笔记

　　有道云笔记，我用来做三件事

　　

　　创建文档

　　相信大家最怕用word时突然关机，所有的内容片刻就没了。此外，如果我们在公司编辑一个文档，下班就无法修改了。

　　而网易云笔记完全解决了这一难题，你可以直接在有道云中新建笔记来替代Word记录;也可以直接把Word导入到有道云中。


 

　　这样无论你在哪里，只要登录有道云就可以查看/更改文档内容。

　　值得一提的是有道云的笔记还支持「导出为Word」：


 

　　如果需要Word格式，它也可以快速满足你，非常方便!

　　

　　一键分享

　　当你写完一份文档想要分享给别人时，相比于Word需要反复发送文件，有道云可以直接帮你生成为链接：


 

　　你还可以通过「权限设置」让别人参与文档内容的修改，修改内容随时可以看到，极大提高了沟通效率。

　　最赞的一点是，如果你发现内容有问题，赶在老板发现之前快速修改，老板就发现不了了，厉害吧!

 

　　永久收藏

　　收藏功能是有道云笔记的核心，也是最实用的功能。无论是手机还是电脑，网易云几乎可以用来收藏任何信息。我一般会用来：收藏好的文章

　　在订阅号中经常看到好的文章，我会一键收藏至有道云中：


 

　　这样的好处是既可以永久保存，又方便后续的分类和整理，定期查看收藏的内容，吸收和内化后才算真正掌握。

 

　　02简易ps--创可贴

　　如果老板突然要你做一张海报，但你丝毫没有PS基础怎么办?不要慌，「创客贴」可以免费帮你搞定海报、名片、PPT、简历、宣传单、微信图片、封面等等。


 

　　操作方法也非常简单，选中喜欢的模板，就可以进行快速修改，图片和文字都可以一键替换：


 

　　最爆炸的一点是，它还有微信的小程序，甚至可以在手机上直接作图和修改，简直爆炸!

 

　　03PDF编辑，阅读神器--lightPDF

　　很多职场人士一看到PDF文件就非常害怕，一是不方便编辑，二是转格式很麻烦经常乱码。其实一个网站就可以妥妥搞定,基本上可以搞定 PDF 工具的所有的问题了


 

　　集中你的精力
　　
　　提高效率的工具有很多，但是否可以真正高效工作，最主要的是能不能规划好自己的工作并在工作中保持专注。最后给大家推荐两款规划类和专注类的工具。

 

　　01滴答清单

　　清单类工具有很多，给大家推荐「滴答清单」的原因是简洁好用，没有多余功能。我会给自己建立四个清单


 

　　每天在上班的路上将今天可预见的任务规划好，并按照重要性和紧急性进行排列。当接收到老板给的新任务时，也会先对任务进行拆解，理清楚步骤细化成一份清单，按照清单去做。

　　而且，最赞的是，滴答清单适用于全平台，在手机上列好的清单，可以直接同步到电脑上。

 

　　02潮汐

　　这是一款让我们更加专注的APP，界面简洁美观。内置了很多主题，我最喜欢的是「冥想」。

　　不知道大家是不是和我一样，在学习或者工作的时候，身边有人说话就会打断思绪。这个时候你只需要掏出耳机，选择一个你喜欢的白噪音，就可以集中精力，安心工作了。

   
　　最后说两句

　　今天给大家分享的内容有点多，其实总的来说,想要提高自己的工作效率,最主要的是搭建起自己的工作体系。首先要管理好自己的信息，在需要的时候可以快速找到。

　　其次，在自己执行工作的各个步骤中搜集最适合自己的工具，并且熟练掌握。最后，当然也是最重要的就是做好工作规划，并且在工作的时候百分百的投入。