干货 | 实用工具合集3.0,准时下班的秘诀都在这里了!

发布人:小e君 发布时间:2020-04-13 17:54:45
  前几天,听一个教Excel的老师说了一个故事:他朋友A在某公司做数据方面的工作,每天都主动加班,十小时盯着表格核对数据,他无意中看到之后,几乎不忍心告诉A,只需要一个公式,就能把他需要核对一个多月的数据在几秒钟搞定。

  职场里最重要的,就是你的时间,它是现代人的处女地,需要精耕细作。如何通过时间之门把手里的锄头升级为大型农机,让你的职场效率提升几倍?之前已经向大家分享过两期了,还没看过的小伙伴戳这里!工资翻倍和比别人早下班的秘诀都在这里了!
 

  如何提高工作效率?

  不知道大家是不是这样,每天的工作效率总是不高,预想的工作计划只能完成60%-80%,未完成的工作任务一天天越积越多,最后完全失去动力。但有的同事总能高效出色的完成任务,每天看起来总是精神饱满,格外受到老板的赏识。

  每个人的上班时间都是相同的,那么问题到底出在哪里呢?

  我们不妨来拆解一下工作流程:


  
  其实,高效工作的秘诀就在于建立一套适合我们自己的工作方法论。而我们和高效人群的差距其实从接受完任务的那一刻就开始了。今天,我将用10个工具,帮大家全面增加单位时效。

 

  管理你的电脑

 

  在和很多后台的小伙伴聊天的过程中,我发现杂乱的文件、冗杂的资料、混乱的桌面以及永远记不住的密码,是大家都很头疼的问题,而我将这类问题定义为「不会管理」。

  管理一定是高效的第一步,大部分人平时管理文件方法就是建文件夹,最后文件夹越建越多,文件早就不知道存到了哪里,而且有些文件因为分类重叠,同时放在多个文件夹中,最后查找起来苦不堪言。

 

  01标签化管理-tagspaces

  我一直认为管理文件最好的办法就是打标签,Mac中舍弃了文件夹而自带了标签设置,但Windows中一直没有相同的工具,直到我发现了「tagspaces」。

  打开「tagspaces」,连接新的位置,找到相应的文件,整个文件夹中的内容就可以直接打开:


 

  以我平时收集的PPT图片为例,我存放在D盘,点开「连接新的位置」连接到D盘「图片」文件夹:


 

  这样,文件夹中的图片就全部都可以在「tagspaces」中打开,重点是可以直接添加标签,如果有交叉分类也可以同时添加两个标签。选中图片后将会在右侧预览,十分高效。

  当然,除了图片之外,所有的文件(合同/课件/项目书......)都可以用标签的形式分类管理。而且当第一次添加完连接后,以后查找文件就不需要打开D/E,直接打开「tagspaces」就可以根据标签查找了。
 

  02解放你的桌面-mydesk

  不用猜,很多人的桌面肯定都是这样的:


 

  软件,文档,PPT,图片,文件夹什么都有,试问这样的桌面怎么高效的起来?当你找到ps准备开始作图时,可能别人都已经做一半了,你说你为什么比别人慢!


 

  当鼠标放到屏幕底部,即刻显示出工具栏,左侧是文件集,右侧是常用工具,1秒钟找到想要的的工具,这效率还不翻倍?

 

  03好记性不如烂笔头-password

  工作后,我们注册的账户越来越多,而且除了自己的账号外,还有很多公司的账号需要记住。记在别的地方怕不安全,而且有些账号一个月也登不了几次,但忘记了找起来就相当麻烦了。

  而这些问题,一个小插件就可以完全搞定,lastpass 会自动记住你所有的登录密码,下次登录时会自动填充,可算解决了我记性不好的问题。


 

  当然,除了网页账户密码,其他个人密码也可以手动输入,最后只要记住一个lastpass的总密码,打开后就能直接查看。


 

  关于安全性:Lastpass的密码采用256位AES加密算法对本地和网站上的密码数据库进行加密,并在数据传输时使用SSL加密连接等措施确保数据安全。也就是说在本地利用单向的hash加密后才传输到云端,即使在云端获取了数据,也是经过加密的。云端的数据,传输到本地后,经过解密才得到密码明文数据。

  前面这三个工具是帮助大家整理好自己的信息。首次整理的确会花费大家一些时间,但从长远看,10分钟整理一辈子高效岂不快哉。而且千万别小看了整理的工作,这是实现高效办公最基础也是最重要的一步。

 

  提高你的效率

  下面这几个小工具可以帮助各位在一些特定任务中效率翻倍

  01Word替代品--有道云笔记

  有道云笔记,我用来做三件事

  

  创建文档

  相信大家最怕用word时突然关机,所有的内容片刻就没了。此外,如果我们在公司编辑一个文档,下班就无法修改了。

  而网易云笔记完全解决了这一难题,你可以直接在有道云中新建笔记来替代Word记录;也可以直接把Word导入到有道云中。


 

  这样无论你在哪里,只要登录有道云就可以查看/更改文档内容。

  值得一提的是有道云的笔记还支持「导出为Word」:


 

  如果需要Word格式,它也可以快速满足你,非常方便!

  

  一键分享

  当你写完一份文档想要分享给别人时,相比于Word需要反复发送文件,有道云可以直接帮你生成为链接:


 

  你还可以通过「权限设置」让别人参与文档内容的修改,修改内容随时可以看到,极大提高了沟通效率。

  最赞的一点是,如果你发现内容有问题,赶在老板发现之前快速修改,老板就发现不了了,厉害吧!

 

  永久收藏

  收藏功能是有道云笔记的核心,也是最实用的功能。无论是手机还是电脑,网易云几乎可以用来收藏任何信息。我一般会用来:收藏好的文章

  在订阅号中经常看到好的文章,我会一键收藏至有道云中:


 

  这样的好处是既可以永久保存,又方便后续的分类和整理,定期查看收藏的内容,吸收和内化后才算真正掌握。

 

  02简易ps--创可贴

  如果老板突然要你做一张海报,但你丝毫没有PS基础怎么办?不要慌,「创客贴」可以免费帮你搞定海报、名片、PPT、简历、宣传单、微信图片、封面等等。


 

  操作方法也非常简单,选中喜欢的模板,就可以进行快速修改,图片和文字都可以一键替换:


 

  最爆炸的一点是,它还有微信的小程序,甚至可以在手机上直接作图和修改,简直爆炸!

 

  03PDF编辑,阅读神器--lightPDF

  很多职场人士一看到PDF文件就非常害怕,一是不方便编辑,二是转格式很麻烦经常乱码。其实一个网站就可以妥妥搞定,基本上可以搞定 PDF 工具的所有的问题了


 

  集中你的精力
  
  提高效率的工具有很多,但是否可以真正高效工作,最主要的是能不能规划好自己的工作并在工作中保持专注。最后给大家推荐两款规划类和专注类的工具。

 

  01滴答清单

  清单类工具有很多,给大家推荐「滴答清单」的原因是简洁好用,没有多余功能。我会给自己建立四个清单


 

  每天在上班的路上将今天可预见的任务规划好,并按照重要性和紧急性进行排列。当接收到老板给的新任务时,也会先对任务进行拆解,理清楚步骤细化成一份清单,按照清单去做。

  而且,最赞的是,滴答清单适用于全平台,在手机上列好的清单,可以直接同步到电脑上。

 

  02潮汐

  这是一款让我们更加专注的APP,界面简洁美观。内置了很多主题,我最喜欢的是「冥想」。

  不知道大家是不是和我一样,在学习或者工作的时候,身边有人说话就会打断思绪。这个时候你只需要掏出耳机,选择一个你喜欢的白噪音,就可以集中精力,安心工作了。

   
  最后说两句

  今天给大家分享的内容有点多,其实总的来说,想要提高自己的工作效率,最主要的是搭建起自己的工作体系。首先要管理好自己的信息,在需要的时候可以快速找到。

  其次,在自己执行工作的各个步骤中搜集最适合自己的工具,并且熟练掌握。最后,当然也是最重要的就是做好工作规划,并且在工作的时候百分百的投入。


 

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