采购管理的三大误区

发布人: 发布时间:2019-08-29 14:30:16
采购和外协工作在企业经营中是非常重要的,其影响往往最直接、最明显地体现在成本和质量上。然而,目前,许多企业都存在采购管理上的失误,有些几乎已经成为通病。
 
1、采购只要保证“货比三家”就行了
 
在采购管理中,这种采购称为“询价采购”或“选购”。许多企业的管理者在宣布采购计划时,通常要求负责采购的人员至少提供三个报价。管理者将审查和批准是否有三家公司的价格比较,然后选择一个合适的价格。
 
但你认为这种管理方法有什么问题吗?事实上,许多经理可能会发现“
货比三家”的方法经常失败:这三家是如何选择的?中间人算吗?对于同一类型的采购,这次批准的三家公司是否与上次批准的三家公司相同?申请人是否可能操纵报价信息以影响审批人的决定?为了防止这种可能性,我们经常要求采购工程师只提供客观的报价,而不进行任何主观评价。因此,上述问题仍然存在,可能有用的决策支持信息被屏蔽,申请人的责任被免除。
 
为什么“
货比三家”不起作用?这本身不是“按询价采购”方法的问题,而是缺乏支持合格供应商管理机制。在这种情况下,采购经理最终签约选择供应商,表面上拥有绝对的决策权,但由于采购人员可以自由查询,他们拥有实际的决策权。这种管理模式不变,不管怎样货比三家”都是徒劳。
 
解决这一问题的关键是为采购人员的询价活动建立一个范围,称为“合格供应商评审”。“合格供应商评审”原本是质量管理的一个概念,但从更广泛和实用的角度来看,这意味着管理者根据质量、成本等方面的标准来划分范围。这一范围可由最高管理层或委员会直接确定。总之,采购主管不能单独确定范围,也不能超出范围,并对每个
采购活动范围内的决策支持信息负责
 
2、招标“一招就灵”
 
许多管理者认为投标是客观、公平和透明的,通过投标引入竞争和降低成本就足够了。但有时竞标不是一步到位的交易。为什么出价?投标的情况如何?是否存在其他可以采用更合适采购方式的情况?这涉及到采购方法的选择。目前常用的采购方式主要有:招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。
 
竞争性谈判:投标时,可能会遇到投标人数量不够,或投标人的价格、能力等不理想,有时会反复投标,是否继续投标等问题。事实上,此时我们不必看投标,我们可以采用“竞争性谈判”。竞争性谈判方法与招标方法相似,功能相似,但程序更灵活,效率更高,可作为招标的补充。
 
询价采购(即选购):对于我们很好地掌握了成本信息和技术信息的采购货物(包括材料或服务),并且有许多供应商竞争,我们可以提前选择合格的供应商范围,然后使用格供应商范围内“三个供应商比较”的
询价采购方式
 
单一来源采购:如果我们完全掌握了商品信息和技术信息的采购成本,或者只有一两个供应商可以提供,公司应努力建立长期的合作关系,争取稳定的合作,长期优惠的价格和质量保证,在此基础上,您可以使用单一来源购买。
 
合理运用各种采购方式,实现分包队伍的动态管理和优化。例如,在一开始,当我们不熟悉采购内容的成本信息和技术信息时,我们可以通过投标获取信息,扩大分包商的范围。当你对成本、技术和分包商信息有很好的了解后,转入询价采购,不必投标。当条件成熟时,可为该类采购货物确定一至两个长期合作生产商。反之,如果你对长期合作厂商不满意,你可以通过扩大询价或投标的范围来调整、优化供应商或对合作厂商施加压力。
 
3、档案保存完好,采购信息留存
 
有些管理者意识到采购管理存在问题,要求相关人员对所有与采购有关的记录和文件进行归档,以便尽可能地分析信息,改进工作。
 
然而,在实践中,通常很少有有用的信息可以从保存良好的采购记录中获得,这主要是由于采购过程中的违规行为。例如,标准采购管理要求供应商在询价时对不同规格型号的设备分别报价,但采购人员往往对不同规格型号的设备进行包装询价,有时甚至包装。对不同类型的设备进行询价,每件包装的方法和数量是不同的。这样,以前的询价信息就不能应用到具体的产品上,所以没有办法进行比较,管理者在决策时也不能判断购买价格是高还是低。

 

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