HR干货:邮件格式要注意 发邮件你得这么发!

发布人:小e君 发布时间:2019-11-08 13:51:31

据统计,每天有数百亿封电子邮件通过互联网发送,但其中一半是垃圾邮件或不必要的。”要在商界尊重一个人,首先必须知道如何为他节省时间,“电子邮件礼仪的一个重要方面是为他人节省时间,只向需要的人提供有价值的信息。

通过写一封电子邮件,你可以知道很多事情。当你以发件人的身份写每封邮件时,想想收件人会怎么读,你想对收件人说什么,或者设身处地为他们着想。同时,不要期望别人的答案太多,当然也不应该轻视别人的答案。

邮件与私人信件有着很大区别,这是一个职场邮件礼仪的问题。作为HR,承上启下的一个重要职位,邮件更是咱们日常工作中不可缺少的一个工具,如何用好它呢?今天小编就给大家整理了下,记录下这些细节,也算是在职场细节方面的一个小总结。

电子邮件和私人电子邮件有很大的区别,这是一个职场邮件礼仪的问题。作为人力资源的重要组成部分,电子邮件是我们日常工作中不可缺少的工具。如何利用好它?今天小编给你整理下,记录下这些细节,也是对职场细节的一个小总结。


HR干货:邮件格式要注意 发邮件你得这么发!
 

一、关于主题

主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

主题是收件人了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人可以快速掌握邮件并确定其重要性。

1、一定不要空白标题,这是最失礼的;

2、标题要简短,不宜冗长,不要让Outlook用“…”才能显示完你的标题;

3、标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”;

4、一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理;

5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼;

6、回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要“RERE”一大串。



二、关于称呼与问候

1、恰当地称呼收件者,拿捏尺度。

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。

2、E-mail开头结尾最好要有问候语。

最简单的开头写一个“HI”,中文的写个“你好”;结尾常见的写个BestRegards,中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。

俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。



三、关于正文

1、E-mail正文要简明扼要,行文通顺。

E-mail正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。

2、注意E-mail的论述语气。

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。

尊重对方,“请、谢谢”之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

3、E-mail正文多用1234之类的列表,以清晰明确。如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4、一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。

5、尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查。这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文E-mail,最好把拼写检查功能打开;如果是中文E-mail,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

6、合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。

7、合理利用图片,表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。

8、不要动不动使用“:)”之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻。Business E-mail不是你的情书,所以“:)”之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。



四、关于附件

1、如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件;

2、附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名;

3、正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时;

4、附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件;

5、如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用;

6、如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送。

五、语言的选择和汉字编码

1、只在必要的时候才使用英文邮件。英文邮件只是交流的工具,而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士,应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人,也应采用英文交流,由于存在中文编码的问题,你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2、尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件。如果对方与你的邮件往来是采用中文,请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你,也不要老土的用中文回复。

3、对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题,而影响邮件所涉及问题的解决。

4、选择便于阅度的字号和字体。中文老实点用宋体或新宋体,英文就用Verdana或Arial字型,字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别对公务邮件。



六、结尾签名

每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。

1、签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。

2、不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档,灵活调用。

3、签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

经过这一系列的讨论,相信大家对职场电子邮件中的礼仪应该有了一定的认识。归结到底两句话:只发有必要的邮件,认真发邮件!
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